Weinig is zo vervelend als een factuur die maar niet betaald wordt. U heeft het werk geleverd en toch blijft het geld uit. Logisch dat u zich dan afvraagt: wanneer mag ik eigenlijk hulp inschakelen en welke kosten kan ik doorberekenen? Wat veel ondernemers niet doorhebben, is dat de incassoprocedure afhankelijk is van wie de klant is. De regels voor een particuliere debiteur (consumenten) zijn namelijk een stuk strenger dan voor een zakelijke debiteur.
In deze blog leest u precies wat die verschillen zijn, wanneer u incassokosten mag rekenen en hoe u dit doet zonder de klantrelatie te beschadigen.
'Het grootste verschil zit in de aanmaning en de incassokosten.'
In de basis verloopt een incassotraject bij bedrijven en particulieren hetzelfde. U stuurt eerst een herinnering, dan een aanmaning, een laatste aanmaning en een ingebrekestelling. Volgt er dan nog geen betaling, dan komt de rechter in beeld. Is uw klant te laat met betaling, dan mag u rente rekenen.Daarnaast mag u buitengerechtelijke incassokosten rekenen voor de extra moeite die u doet om alsnog betaald te krijgen, zoals een herinnering en aanmaningen.
En juist bij die incassokosten lopen de regels voor bedrijven en particulieren uiteen. Bij een zakelijke klant gelden geen extra wettelijke eisen. Bij een consument is een wettelijke aanmaning, de zogenoemde veertiendagenbrief, verplicht. Zonder deze brief mag u geen incassokosten rekenen.
De regels bij een particuliere debiteur (consument)
Een consument wordt door de wet extra beschermd. Daarom moet u bij particuliere debiteuren een vaste volgorde aanhouden.
Is de betaaltermijn verstreken, dan mag u niet meteen incassokosten rekenen. Blijft na uw herinnering de betaling uit, dan bent u verplicht eerst een aanmaning te sturen: de veertiendagenbrief. Hierin geeft u de consument nog veertien dagen de tijd om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief. U vermeldt exact hoe hoog de incassokosten en de rente worden wanneer betaling uitblijft. Pas als deze veertien dagen voorbij zijn, mag u de incassokosten in rekening brengen.
Voldoet de brief niet aan alle regels? Dan mag uw debiteur weigeren de incassokosten te betalen. De hoogte van de incassokosten ligt bij consumenten wettelijk vast. Dit is bovendien zogenaamd “dwingend recht”: u mag daar niet van afwijken, ook niet als uw algemene voorwaarden iets anders zeggen. Wel kunt u met een consument een contractuele rente afspreken. Een rechter wijst die rente alleen minder snel toe als deze rente veel hoger ligt dan de wettelijke rente.
De regels bij een zakelijke debiteur (B2B)
Bij een bedrijf gelden soepelere regels. Ondernemers worden geacht de wet en hun eigen contracten te kennen.
Heeft u een concrete betaaltermijn afgesproken, dan is uw klant automatisch in verzuim zodra die termijn verstrijkt. U kunt vanaf dat moment rente berekenen. Vervolgens mag u ook incassokosten berekenen zodat u extra moeite heeft gedaan om betaald te krijgen, zoals een herinnering of een aanmaning. Deze aanmaning hoeft daarbij niet te voldoen aan de regels van de veertiendagenbrief. U kunt uw debiteur in de aanmaning ook een kortere termijn dan 14 dagen geven om alsnog te betalen.
Bovendien geldt bij een zakelijke debiteur geen wettelijke regeling over de hoogte van de incassokosten. Het is wel verstandig om hierover zelf afspraken met uw debiteur te maken (zoals in uw algemene voorwaarden). U kunt bijvoorbeeld een vast percentage over de hoofdsom hanteren. Als u geen afspraken maakt, moet u kunnen aantonen welke kosten u daadwerkelijk gemaakt heeft. Dat is altijd lastiger.
Direct kosten rekenen mag, maar is het slim?
Bij een zakelijke debiteur staat u in uw recht om meteen rente te rekenen zodra de betaaltermijn van de factuur vervalt. Toch is dat lang niet altijd de verstandigste zet.
Een late betaling is niet altijd onwil. Soms is een factuur simpelweg over het hoofd gezien, is de contactpersoon afwezig of speelt er intern een misverstand. Wie er meteen hard ingaat, riskeert een goede klantrelatie voor een factuur die met één belletje opgelost zou kunnen worden. Begin daarom met een vriendelijke herinnering.
Wanneer schakelt u een juridisch partner zoals Juresta in?
Blijven uw herinneringen zonder resultaat, of betwist uw klant de factuur? Dan is het tijd om de vordering uit handen te geven. Een juridisch partner neemt het contact vanaf hier over en stuurt onder andere aanmaningen, beoordeelt uw dossier, bepaalt de vervolgstappen en begeleidt u zo nodig tot en met de gerechtelijke procedure. En dat met oog voor uw debiteurenbeheer en de relatie met uw klant, zodat u ook na de incasso zaken kunt blijven doen.
Juresta is uw juridisch partner voor incasso en juridisch advies, gevestigd in Apeldoorn en actief in binnen- en buitenland. Wij beoordelen uw situatie, geven u juridisch advies en zorgen dat u juridisch correct incasseert, met behoud van de klantrelatie.
Twijfelt u over de juiste stap? Neem vrijblijvend contact met ons op via 055 538 30 86 of juridischezaken@juresta.nl.